Двунаправленная интеграция с Microsoft Outlook

На Портале реализована не просто интеграция, а двунаправленная интеграция с Microsoft Outlook. Это значит, что можно не просто импортировать данные с Портала в популярную почтовую программу. Портал и MS Outlook сами между собой договорятся и внесенные изменения в персональные календарях, контактях сотрудников и ваших задачах в одной программе автоматически отобразятся в другой!

синхронизация персональных календарей;
синхронизация календарей компании;
синхронизация личных контактов;
экспорт нескольких календарей;
отображение календарей на одной сетке в MS Outlook.
синхронизация личных задач;

Подключись к Outlook прямо сейчас!

В чем прелесть двусторонней синхронизации?

Такая синхронизация позволяет держать в актуальном состоянии данные на Портале и MS Outlook одновременно, например, личные контакты. Попробуйте сделать это прямо сейчас самостоятельно и вы прочувствуйте, насколько удобнее стало работать. Чем именно? Допустим, находясь на борту самолета, вы продумали и запланировали множество всяческих встреч, задач и мероприятий для компании. Теперь воспользуйтесь этой самой возможностью двусторонней синхронизации календарей с MS Outlook - и ваши наработки отразятся в календаре на Портале! При этом никакого ручного дублирования информации, а способы работы - привычные и старые. Быстро, удобно и очень эффективно!

Начните с синхронизации пользователей

Чтобы ставить кому-то задачи (и получать от кого-то задачи) надо этих «кого-то» добавить в ваш MS Outlook. Это сделать очень просто: на странице Поиск сотрудника вашего Портала нажмите на ссылку Синхронизировать с Outlook (для шаблона «Битрикс24»: нажать на кнопку Еще, выбрать в выпадающем меню Синхронизировать с Outlook) и все произойдет автоматически, вам только надо будет соглашаться в паре всплывающих окон. Ну и немного подождать, если сотрудников в компании много, пока все данные загрузятся...

После этого список ваших сотрудников появится в календаре:

Добавленные сотрудники

Вот только удаление сотрудников из MS Outlook не приведет к удалению их с Портала: это привилегия Администратора портала.

Синхронизация календарей с MS Outlook

Вы можете синхронизировать с календарями MS Outlook любые календари на Портале: свои персональные, календари сотрудников или общие календари компании. Попробуйте сделать это прямо сейчас! Перейти на страницу с одним из календарей, выбрать из меню действий <Соединить с Outlook> и запустить процесс синхронизации!


Соединить с Outlook!

Не обращайте особого внимания на сообщения MS Outlook и просто соглашайтесь с ними, поскольку они в большинстве своем информационного характера. К примеру, появится на экране вопрос-предупреждение: <Подключить к Outlook папку "SharePoint" Календарь?> - смело жмите кнопку <Да>. Почему? Да потому что интеграция эта выполнена в полном соответствии со спецификацией корпорации Microsoft и ни каких проблем быть не может!

В принципе, можно не спешить, а нажать в этом окне <Дополнительно...>, где слегка описать календарь.

Описание календаря

Что в результате? В вашем Outlook'е появится новый, уже заполненный календарь, на сетке которого отражены все события! Чем это удобно? Допустим, вы долгое время отсутствовали, были в командировке, и за это время в компании запланировали множество всяких мероприятий. Не отставайте от жизни - подключите и синхронизируйте нужные календари со своим Outlook'ом, - и всегда будете в гуще событий.

Календарь добавился в Outlook!

Теперь подключите точно так же, один за другим, все нужные вам календари на Портале. Отобразите эти календари на одной сетке, и календарь в вашем Outlook'е будет выглядеть в точности так, как календарь на Портале!

Календари в MS Outlook на одной сетке

Как все работает? Добавим событие!

Как работает двусторонняя интеграция? Добавьте новое событие в календарь MS Outlook, и то это событие автоматически появится в календаре на Портале! Сделайте это сейчас:

  • в сетке календаря выберите день события;
  • двойным щелчком откройте окно добавления нового события;
  • заполните поля Тема, Начало, Конец и Описание;
  • нажмите кнопку Сохранить и закрыть;
  • новое событие добавится в календарь MS Outlook.
Календари в MS Outlook на одной сетке

Для синхронизации с календарем Портала вам ничего делать не нужно - это произойдет автоматически, в соответствии с настроенной частотой проверки почты Outlook'ом. Ход синхронизации будет отображаться в нижнем правом углу программы.

А вот то же самое событие в календаре на Портале!

Точно так же вы сможете изменять и удалять события - как календарях MS Outlook, так и в календарях на Портале. И изменения двусторонне синхронизируются! Теперь вы уже в курсе, что это значит: сразу же произойдет автоматическая синхронизация и событие изменится или удалится - в MS Outlook или на Портале.

Синхронизация личных задач

Теперь, не вдаваясь в подробности, попробуем синхронизировать задачи. Напомним, что и эта синхронизация произойдет без вашего участия.

Синхронизация личных задач

Сделайте все по инструкции:

  • синхронизируйте пользователей (кнопка Outlook на странице Поиск пользователей);
  • введите запрошенный пароль пароль по AD (пароль доступа к Порталу);
  • список пользователей добавится в MS Outlook автоматически;
  • поставьте задачу любому из пользователей средствами MS Outlook;
  • MS Outlook свяжется с Порталом и синхронизирует задачи.